PLANEACIÓN ESTRATÉGICA

La planeación estratégica es quizás la herramienta administrativa más importante, de la que depende el éxito de cualquier empresa.

El proceso administrativo está conformado por varios elementos, entre ellos la planeación que debe obedecer a una estrategia previamente definida, de allí que se conoce como planeación estratégica.

¿Qué entendemos por estrategia?

Es un conjunto de acciones que se llevan a cabo para lograr un determinado fin. Se debe planear qué acciones se deben realizar y cómo se deben realizar, de manera tal que se logren los cometidos.

La empresa fija sus objetivos, metas, estrategias, acciones, recursos, tiempos, indicadores, etc., y luego debe planear cómo cumplirlos, que hacer para alcanzarlos; y eso es básicamente la planeación estratégica.

La planeación supone la necesidad de anticipar el futuro, anticipar los riesgos, los beneficios, las oportunidades, las falencias, para con base en ellos fijar un plan para actuar en función de lo previsto y así aprovechar al máximo las oportunidades detectadas y evitar los riesgos, o por lo menos mitigar sus consecuencias.

Es por lo anterior, que la planeación estratégica es una herramienta imprescindible no sólo para la empresa sino para la vida personal, puesto que si se quiere avanzar en los ámbitos; profesional, económico o personal, es necesario trazar objetivos, planes, estrategias que al final nos llevarán a conseguir lo que se pretende. La planeación estratégica es válida y necesaria en cualquier campo, aunque a veces lo olvidamos, o lo recordamos pero ignoramos que eso se llama planeación estratégica.

Por último, aclarar que la planeación estratégica sólo la puede realizar cada empresa que conoce profundamente su estructura, su cultura, sus capacidades, sus debilidades, sus políticas, objetivos y su visión, puesto que "cada empresa es un caso particular, un mundo aparte que requiere de planes y estrategias específicas". Es importante tener presente que en la planeación estratégica nada es generalizable. Nada se puede copiar e implementar sin antes hacer un estudio y adaptación acorde al medio en que se requiere implementar.

Alineación estratégica de objetivos

Toda empresa gira en torno a su misión y visión, lo que es en el presente y lo que quiere llegar a ser en un futuro. Para esto es necesario definir unos objetivos claros, precisos y que nos lleven a cumplir con nuestros propósitos.

La definición de los objetivos debe corresponder a unas estrategias que serán las herramientas y medios por medio de los cuales se realizaran. Los objetivos no se pueden definir sin tener bien presente la realidad económica, organizacional y cultural de la empresa. Se deben tener en cuenta elementos como las necesidades, las oportunidades y riesgos a que se enfrenta la empresa. Se debe tener en cuenta tanto la realidad interna de la empresa como la externa. Sus competidores, proveedores y entorno tanto económico como político. Para sortear cualquier situación previsible o no, requiere de unas estrategias y unos objetivos que deben ir de la mano. "Debemos saber para donde vamos, que debemos hacer para llegar y como lo haremos".

La empresa se puede definir como el conjunto de actividades y procesos, y cada uno de estos cumplen un objetivo dentro de la misma, y la sumatoria de todos los objetivos lleva la organización a cumplir con su objeto social.

Cada sector, departamento, área, “proceso”; cumplen unas funciones; y para lograr su cumplimiento se requiere fijar metas y objetivos. Estos objetivos deben estar sincronizados de tal forma que se maximice su rendimiento y efectividad a la hora de alcanzar los propósitos para los que fueron desarrollados.

Se toma como partida la visión de la empresa, con base en ésta se fijan las estrategias necesarias para lograr el cumplimiento de la misma. Se diseñan y se establecen los objetivos generales de la empresa y de acuerdo a esos se definen los objetivos individuales de cada unidad de la organización. Cada objetivo debe cumplir una misión y un espacio en el engranaje de la empresa, no se deben fijar aisladamente, cada uno de ellos, debe corresponder a las políticas y estrategias de la organización. “Cualquier objetivo suelto, desenfocado, puede causar traumatismos en el normal desarrollo de las actividades o puede llevar al uso inadecuado de recursos y de tiempo”.

Debe existir una perfecta alineación entre cada uno de los objetivos, entre estos y las estrategias y planes de la empresa. Un objetivo debe conducir a otro, esto requiere de planeación, y la vez deben existir unas actividades o tareas para poder desarrollar el plan adecuado que contemple cada una de las estrategias y objetivos.

Las empresas en ocasiones y principalmente las pymes en nuestro medio, fijan sus directrices sin ningún tipo de estudio previo, lo hacen prácticamente por intuición, no existe una investigación del medio, ni de la situación de la empresa, tampoco existe una planeación y al no tener un camino claro, tampoco hay estrategias que seguir. "Cada quien dentro la organización hace lo que le parece correcto", pues no hay nada que lo pueda guiar, y si no hay parámetros, ni lineamientos a los cuales ceñirnos, no podemos en un momento dado saber si las cosas se están haciendo correctamente o no, lo que significa que no existe la posibilidad de evaluar objetivamente lo que se está haciendo y lógicamente no se pueden establecer correctivos a las posibles falencias que se estén presentando, pues estas mismas no se pueden detectar con claridad.

Cuando hablamos de un objetivo, este se establece con la intención de lograr algo, pero primero hay que determinar qué es lo que queremos conseguir y para esto necesariamente hay que hacer una investigación profunda que nos permita estar seguros de lo que se quiere. Y como estamos hablando de una empresa que se desenvuelve en un medio, se requiere entonces conocer primero ese medio para determinar si es posible lograr lo que queremos. Si nos equivocamos en este proceso nos habremos equivocado en la definición de los objetivos y con unos objetivos errados se andará por un camino incorrecto que no nos llevara a cumplir con la misión de la empresa.

Una vez determinados los objetivos se procede a establecer las estrategias necesarias para el logro de estos, y aquí volvemos al punto anterior. Para desarrollar una estrategia debemos saber en qué medio nos vamos a mover, que condiciones debes enfrentar, a que riesgos nos podemos exponer eventualmente y lo más importante, que oportunidades podemos tener y aprovechar al máximo.

Sin el conocimiento profundo de los puntos anteriores, difícilmente podremos comprender lo que la empresa debe sortear y buscar, por lo tanto no es posible definir estrategias claras y útiles. De nada nos sirve emprender una acción que no nos beneficia en nada, al contrario nos significa un consumo de recursos que no generan sino costos adicionales. Esto se comprende muy bien si observamos el comportamiento de los equipos de fútbol, un equipo con excelentes jugadores puede llegar a perder o a ganar solo por la forma en que el técnico disponga los jugadores en el campo, una estrategia equivocada puede significar que un gran jugador quede anulado. Bien sabemos que jugadores como Radamel Falcao García son productivos de acuerdo a las estrategias de los equipos para los que juegue; es por eso, que en el fútbol frances tiene un alto rendimiento; pero no cuando jugó en Inglaterra, en donde el técnico de paso, abordó otro tipo de estrategias.

Cuando se tiene los objetivos claros y correctos, y se han identificado las estrategias necesarias y adecuadas, nos ponemos en la tarea de planear, de realizar el plan de trabajo a seguir. La planeación es el elemento esencial en el desarrollo de esta etapa. Estamos hablando de la conveniencia de alinear estratégicamente los objetivos, y es a la hora de planear donde no se puede perder de vista este concepto.

Al planear se estructuran todos los objetivos, metas, estrategias y demás actividades a realizar, por tanto se debe procurar el logro de una absoluta coordinación que evite perder el horizonte de la empresa y conlleve al uso inadecuado de procesos y recursos.

"Toda organización es un conjunto de procesos y etapas en que la una depende de la otra, por ende cualquier inconsistencia puede afectar el producto y/o servicio final". Esto es como las matemáticas, si se equivoca en solo un paso, aunque todo el proceso este correcto el resultado estará mal; y es eso lo que se debe evitar y para eso, existe la planeación, que de la mano con las estrategias allanan el camino para el óptimo desarrollo de las actividades.

Siguiendo con la alineación de los objetivos, existe un factor adicional y es el factor humano. Cuando hablamos de la importancia de que exista una coordinación entre cada uno de los objetivos, cada una de las metas, procesos y actividades, no significa que es suficiente con esto. "Una cosa nunca alcanza la perfección, siempre será posible mejorarla de una u otra forma". Y si nosotros no somos capaces de mejorarla, tenga la seguridad que la competencia si lo hará. De ahí la importancia de tener en cuenta también los objetivos de los empleados, porque si se logra una alineación de estos con los de la empresa se consigue una gran cohesión.

Miremos el caso de una de las empresas más tradicionales de nuestro país, que es CARVAJAL. S.A, la empresa brinda la posibilidad de que un empleado después de varios años de trabajo, pase a ser accionista de la sociedad, con lo que se logra precisamente que los objetivos de la empresa sean los mismos de sus empleados o en este caso socios. Esto es una estrategia para fortalecer la empresa que sin duda ha surtido efecto y ha logrado mantenerla fuerte y con una muy buena imagen y reputación.

Las estrategias no solo se deben tener en cuenta para el desempeño externo de la empresa. Generalmente tendemos a creer que hablar de estrategias es mirar como penetramos en el mercado, como sostenernos en él o como expandirnos. Las estrategias se deben proyectar desde adentro, una empresa entra fuerte al mercado cuando es fuerte internamente, no hay otra forma.

A grandes rasgos se pueden identificar áreas de la empresa, a las que se les debe prestar especial atención, tales como: El mercadeo, la comercialización, la adquisición de materias primas e insumos, el servicio al cliente, la financiación y la producción/ prestación del servicio. Para cada una de éstas, se deben definir unos objetivos y estrategias claras que conduzcan a cumplir con sus funciones.

"Nada en la organización debe ser una rueda suelta, que en cualquier momento puede afectarnos una parte del proceso o mucho más que eso".

Las empresas a medida que van creciendo, tienden a departamentalizarse y en este proceso existe vulnerabilidad, en la medida que se atomiza la empresa; existe el riesgo de que algo se salga de control o se quede por fuera de los lineamientos generales de la organización. Para evitar esto se requiere previamente la existencia de una estructura organizativa con experiencia y con un amplio conocimiento de la empresa. Así se minimiza el riesgo de cometer errores o de improvisar. Una empresa con una administración madura puede de hecho tener fijadas unas políticas claras, unas estrategias y unos objetivos bien definidos. Esa es la falencia de las pequeñas empresas, que no tienen una administración con el suficiente recorrido, que le brinde la habilidad de manejar todas las variables que se deben tener en cuenta a la hora de reestructurar una organización, con mira a enfrentar un cambio importante en cuanto a capacidad y alcance de su participación en el mercado.

Existen una gran cantidad de empresas familiares en las que no hay una estructura organizativa definida, donde los mismos dueños son los administradores y los que realizan los procesos internos de la empresa. Y en la medida en que estas empresas comienzan a crecer tienen problemas para adaptarse a las nuevas exigencias de su propio desarrollo y algunas han fracasado al no poder enfrentar las nuevas condiciones y circunstancias.

Este problema se ve reflejado por la no existencia coherente de unos objetivos, metas y propósitos, que no han sido desarrollados, porque carecen de lo básico que debe tener cualquier empresa por pequeña que sea; que es la visión. La razón por la que en este artículo se le da gran importancia a la visión de la empresa, es por ser la estrella que la guía durante todo el proceso. Hacia ella deben dirigirse todos los esfuerzos, cada objetivo debe ir encaminado a ella, y para cada situación que se presente o se pueda presentar, se debe diseñar una estrategia para enfrentarla.

Ya habíamos mencionado que las estrategias no solo son para sortear situaciones negativas, como se suele creer. Un caso muy representativo es lo que ha sucedido con la globalización económica, en donde muchas organizaciones se prepararon para enfrentar los efectos de la internacionalización de la economía y dedicaron valiosos recursos financieros y tiempo con los que a la final apenas pudieron sobrevivir ante la competencia de multinacionales que tenían todos los medios a su favor. Si las empresas en lugar de esto, se hubieran preparado para aprovechar las oportunidades que la globalización conlleva, seguramente se habrían posicionado en un mercado nuevo en el que no tendrían ni tantos, ni tan fuertes competidores.

En conclusión; tan importante es prever los aspectos negativos, como prever las oportunidades que nos trae el cambio. Y para esto se deben tener unos objetivos más que claros y perfectamente alineados; para que, a la hora de enfrentar las situaciones adversas o a la hora de aprovechar oportunidades, la empresa salga airosa y triunfante. No podemos en ningún momento perder de vista lo que se quiere y debemos saber con precisión, como se debe lograr y en qué momento es preciso actuar, con el fin de que el accionar de la empresa sea más efectivo y eficaz.

Desarrollo del plan de estrategia en las empresas

"Las empresas tienen varios retos que afrontar, por un lado altísimos costos de operación y por otro enfrentar la competitividad". La mayoría de las pymes crecen en costo y merman en competitividad, para eso deben tener una clara planeación estratégica, diseño organizacional, gestión del capital humano y cultura laboral.

La planeación estratégica contiene varios elementos, entre esos la misión y la visión. La misión es lo más parecido a una vocación, es decir, la empresa debe descubrir su misión, ¿qué la hace distinta de las demás?; y la visión es saber para dónde se va y es fundamental e importante que cada una de las personas de la empresa conozcan como contribuyen al éxito de la organización en estos dos elementos.

Para que el personal en la empresa conozca su papel dentro de esa misión y visión hay que crear organigramas simples, que sean entendibles, organizaciones de puesto por escrito, en donde se refleje lo esencial que cada persona de la empresa tiene que hacer para contribuir, claro está que “en muchas organizaciones la gente tiene claro lo que hace, pero no entiende como su operación desempeñada está dando valor a la empresa”.

El conocimiento que posea el empleado de lo que hace no es suficiente, además de esto se requiere la actitud correcta, “podemos tener profesionales con cantidad de estudios, pero con poca actitud hacia sus funciones”, es preferible contratar por actitud; porque igual, la gente aprende rápido.

Los departamentos de personal deben saber cómo se gestiona el equipo de trabajo, cómo se elige, cómo saber si están dando los resultados, cómo ayudarlos a crecer y que sean mejores profesionales y personas. Deben evaluar consistentemente la capacidad de los empleados para adaptarse a la cultura organizacional.

Cuando las empresas tienen una estrategia planeada se basan en los recursos, posibilidades y comportamientos del medio para afrontar el futuro y poder lograr lo que se propuso en un inicio. “El éxito del plan estratégico, consiste en tener los métodos de control, para todas las operaciones que se estén contemplando dentro de la estrategia”.

"El plan de estrategia debe ser conocido por toda la empresa, en todos sus niveles, porque éste es para desarrollar con todo el equipo de trabajo, no de manera individual".